Každá organizace, ať už jste nezisková, kulturní nebo komunitní, potřebuje mít jasno v tom, odkud peníze přicházejí a kam odcházejí. Bez toho se dobře plánovat prostě nedá. Pojďme si proto v krátkosti říct, co znamejí důležité pojmy rozpočet, cash-flow, čerpání rozpočtu, forecast a jak to souvisí s fundraisingem.
Rozpočet = mapa vašich financí
Rozpočet je plán, který říká, kolik peněz v určitém období získáme a na co je použijete. Dobře připravený rozpočet pomáhá:
- nastavit reálné cíle,
- předcházet zbytečným výdajům,
- komunikovat s dárci a partnery,
- kontrolovat, jestli vše běží podle očekávání.
Rozpočet je jako navigace, ukazuje směr a dává vám jistotu, že vaše peníze pracují pro vaši misi.
Cash-flow: peníze v pohybu
Cash-flow (tok peněz) sleduje, kdy peníze opravdu přijdou na účet a zda v určený moment máte dostatek financí na krytí výdajů. Můžete mít skvělý rozpočet, ale pokud vám peníze od donorů dorazí až ke konci roku a nájem je potřeba každý měsíc, může to být velký problém.
Proto je sledování cash-flow klíčové a ukazuje, jestli máte dostatek peněz v pravý čas.
Čerpání rozpočtu: kontrola reality
Čerpání rozpočtu znamená sledovat, kolik už jste utratili z plánované částky, a porovnávat to s tím, co jste plánovali. Díky tomu:
- včas odhalíte rozdíly,
- můžete upravit plány, než dojde k průšvihu,
- máte podklady pro transparentní komunikaci s dárci.
Forecast: výhled dopředu
Forecast je aktualizovaný odhad, který kombinuje původní rozpočet a skutečné čerpání. Díky tomu vidíte, kam se finance ubírají, a můžete upravit své cíle a plány. Forecast je pro řízení organizace prakticky nutností, neboť vám dává reálnější obraz hospodářského výsledku než rozpočet. A bez něj se těžko rozhoduje o tom, co omezit nebo naopak podpořit.
Jak to souvisí s fundraisingem?
Rozpočet, cash-flow, čerpání a forecast jsou základní kameny dobré práce s fundraisery. Když víte kolik peněz potřebujete, kdy je potřebujete a jak je utrácíte, můžete daleko lépe oslovit dárce a grantové poskytovatele. A hlavně můžete věrohodně ukázat, proč mají vaší organizaci věřit.
Jeden příklad mluví za vše
Na začátku roku to nevypadalo dobře. Ve Sdílení, o.p.s. plánovali sahat do rezerv kvůli snížení plateb od klientů a očekávali, že ke konci roku ztráta ještě poroste. Jenže pak začali pravidelně sledovat čerpání rozpočtu, cash-flow a forecast. A nastal obrat. Díky lepšímu přehledu se jim podařilo včas reagovat, upravit plán, a místo ztráty nakonec skončili v plusu. Navíc navýšili vlastní kapitál díky darům na další období. Přehled nad čísly jim přinesl větší klid, jistotu a rozhodování postavené na datech, ne na dojmech.
Chcete se to naučit do hloubky?
V naší akademii Krok za krokem k finanční stabilitě se na tohle téma podíváme prakticky – od sestavení rozpočtu přes sledování cash-flow až po reálný fundraisingový plán.
Zdroj: Vzdělávání zážitkem.cz